Det er Arrangøren som har ansvar for at alt går riktig for seg. Dette er viktig for at både artist og arrangør skal ha en positiv opplevelse, men det er også viktig fra et arrangementsteknisk, sikkerhetsmessig, juridisk og økonomisk ståsted. Arrangøren skal være sikker på at at all nødvendig info er mottatt fra artist og være sikker på at all nødvendig info fra arrangør til artist er mottatt og forstått. Nederst har vi lagt inn noen eksempler som kan være nyttige.

Artistavtale
Når du går i forhandlinger med en artist er det viktig at du på forhånd har bestemt deg for hva slags avtale du kunne tenkt deg å tilby artisten. Vær nøye med å følge den økonomiske planen du har lagt på forhånd. Dette er ofte definert i en egen artistbolk i budsjettet. Har du bestemt deg på forhånd hva du er villig til å tilby  er det mindre sannsynlig at du blir vippet av pinnen av ivrige selgere. Det er tross alt det en bookingagent er.
Når man er enige om en avtale må man snarest mulig få kontraktsfestet dette, og siden Arrangøren er ansvarlig må dere sørge for at dere bestemmer innholdet i kontrakten. Ofte skjer det motsatte.

Artistplaner
I god tid før arrangementet må dere avklare hvordan selve oppdraget skal foregå. Dere må lage en plan for transport og overnatting, en plan for  bevertning og andre ikke-økonomiske ytelser (hospitality rider),  en plan for ankomst, lydprøve og selve opptreden, følgelig må man også ha en teknisk plan tilpasset artisten. I tillegg til kontrakt er det smart å lage en helt egen plan for hver artist - hvor man kort oppsummerer transport, overnatting, ankomst og teknikk (enkelt oppsummert). Denne må artisten motta og godkjenne. Slik kan alle parter være sikker på at man går et trygt arrangement i møte.