Søk om å arrangere utendørs arrangement
I Trondheim arrangeres festivaler, marked, konserter, markeringer og andre arrangementer gjennom hele året.
Det er viktig at du søker i god tid på forhånd om du ønsker å bruke et utendørs område i Trondheim for å være sikker på at området du vil bruke er ledig.
Du søker ved å registrere arrangementet ditt via søkeportalen CIM Event. Er det første gang du skal søke via CIM Event anbefaler vi at du leser Steg for steg- veilederen nedenfor.
Etter at du har lagt inn søknaden din er det viktig at du følger med på statusoppdateringen CIM Event.
Du skal ikke sende søknader til politiet eller andre etater før du har fått bekreftet at byrommet er ledig.
Trondheim Management koordinerer bruk av byrom til arrangement og stand på vegne av grunneierne i Trondheim.
Det skal være enkelt å være arrangør:
Opprett bruker i CIM Event
Opprett arrangementet ditt på Din side i CIM Event.
Når status på arrangementet ditt står som Reservert kan du gå videre i søknaden.
Merk at du ikke skal sende melding til politet før byrommet er reservert og
du har kontrollert at kart og risikovurdering du legger med er i henhold til retningslinjerne.
Hvis byrommet du ønsker å bruke allerede er reservert av noen andre kan Trondheim
Management hjelpe til med å finne et annet byrom eller en annen dato.
Under har vi laget en liten sjekkliste og greit å vite-informasjon.
I tillegg finner du en detaljert veilder for hvordan bruke CIM Event nederst på denne siden.
Sjekklister
Kommunikasjon mellom arrangør og Trondheim Management:
Markedsføring
Legg inn ditt arrangement på TRD Events!
TRD Events er Trondheims største arrangementskalender, og er gratis å bruke for både arrangører og publikum.
Facebook Hva skjer i Trondheim - TRD Events har i overkant 34 000 følger. Her blir arrangement fra Trdevents
Nyhetsbrev til TRD Events. Hver onsdag sendes det ut nyhetsbrev til cirka 15 000 mottaker. Du har mulighet for å kjøpe annonseplass å komme øverst i brevet. Link til søknad for nyhetsbrev.
Se her for flere tips for synlighet for ditt arrangement Arrangørkunnskap - markedsføring
Greit å vite
Dere kan være flere i organisasjonen som er knyttet til samme søknad.
Du kan bruke organisasjonsnummer eller personnummer når du oppretter deg som bruker.
Ikke bruk e-mailadresse som brukernavn eller passord, du kan da få problemer med å logge deg inn i søknaden senere.
Du kan bruke organisasjonsnummer eller personnummer når du oppretter deg som bruker.
Det er via CIM Event du vil få svar og all kommunikasjon foregår. Du vil få e-post når din søknadstatus i CIM Event oppdateres.
Det er også en egen boks som heter Logg. Her sender du meldinger til Trondheim M anegment og det er her du mottar svar. Her har du full oversikt over kommunikasjonen om din gjennomføring. Også andre som er tilknyttet din organisasjon kan se kommunikasjonen. Du vil motta varsel via e-post hver gang det er aktivitet i loggen din i CIM Event.
Det er viktig at du følger med på oppdateringene for godkjenning/avslag/tilbakemelding.
Ønsker du å snakke med oss for veiledning så nøl ikke med å ringe eller send mail til Sissel, hun hjelper deg gjerne. Treffes på tlf: 988 59 928 eller mail sissel@midtbyen.no
Steg for steg -veiledning:
1 - Registrer deg som arrangør
Du må registrere deg som arrangør første gang du bruker CIM Event.
Du kan velge om du bruker organisasjonsnummer eller personnummer.
Det finnes ulike type brukere. Administrator kan se alle arrangement som er lagt inn for organisasjonen mens Bruker kan kun se sitt arrangement.
2 - Registrer nytt arrangement
Nå har du kommet inn på Din side:
Velg “- register nytt arrangement”.
Du kommer da inn på en ny side hvor du kan starte å registrere arrangementet.
3 - Fyll ut søknaden for ditt arrangement
Nå skal du fylle ut selve søknaden. Dette er hva du må ha med:
Tittel på arrangement
Type arrangement
Ønsket arrangementsted
Tidspunkt ( NB! Utendørsarrangement må avsluttes senest kl 23.00 i følge politiets vedtekter)
Kort beskrivelse av arrangementet ditt. (Her er det viktig at du legger inn det som er relevant for etater/enheter.)
4 - Søknadsbildet ditt inne på CIM Event:
4 - Forklaring på postene som skal fylles ut:
Publikumskapasitet: Her spør vi etter hvor mange du tror det er plass til på den arena.
Forventet antall: Hvor mange tror du kommer?
Publikumsprofil: Er det et familearrangement, marked, festival etc.
Start - slutt: Tidspunktet for gjennomføring av selve arrangementet.
Opprigg/nedrigg: Når starter du med å gjøre klart og når er alt nedpakket.
Kort beskrivelse: Her er det viktig å få med kun den informasjonen som du tror de viktigste etater/enheter trenger. Hvilket årstall foreningen startet er ikke så viktig her, men hvem dere er. Type publikum, om det er salgsboder, hva ønsker dere å gjøre etc.
Andre behov: Når det gjelder alkohol, om du krysser av for ikke alkoholfritt, men at dere ikke skal ha salg av alkohol vil vi minne om at det ikke er lov å drikke på offentlig sted. Skal det være servering av mat er det viktig at du eller den du har leid inn har bevilling for det. Det gjelder ikke enkelt salg av vaffel og pølser til frivillige lag og organisasjoner. Inviterer du sponsorer som har synlig markedsføring, går arrangementet ditt under sponset arrangement og du må betale leie av grunn selv om det er et arrangment som er åpent og gratis for alle.
Annet: Dersom arrangementet påvirker kjøremønster for kjørende, gående eller syklende må det sendes inn arbeidsvarslingsplan. For å utarbeide arbeidsvarslingsplan må kurs i arbeidsvarsling (kurs 2 for ansvarshavende) være gjennomført. Formålet med arbeidsvarslingsplan er å sikre arbeiderne og trafikanter gjennom å avvikle trafikken forbi arbeidsstedet med minst mulig forsinkelse og ulempe. Det skal gjennom arbeidsvarslingsplan sikres god og bekvem fremkommelighet for gående, syklende, barnevogner, rullestoler og andre i denne gruppen. Ta kontakt med Trondheim Bydrift for mer informasjon om arbeidsvarsling. Det er ikke behov for arbeidsvarsling på Torvet og noen av parkene. Ta kontakt om du er usikker om det er behov.
Statusforklaring i CIM-events
Når det det skjer endringer i statusen vil du motta varsel. Her er en oversikt over de ulike statuser du kan møte på under arbeidet med søknaden.
Rød status: Steg 1
Din forespørsel er mottatt og du må vente på svar om byrommet er ledig. IKKE legg inn kart og send til politiet eller andre enheter. Det kan være at byrommet er opptatt og det blir da ekstra arbeid for de ulike etater når de mottar en søknad som er ufullstendig/ byrommet kan ikke benyttes.Gul status: Steg 2.
Byrommet er ledig. Tegn arenakart og laste opp dette. Fyll så ut risikovurderingen (egen fane øverst på siden, ved siden av fanen for arrangementsstaus.) Last ned risikovurderingen du har fylt ut ned på egen PC/mac før du fortsetter.
Når kart og risikovurdering er på plass og du har lastet ned en kopi av risikovurderingen sender du melding via søknaden ( i boksen “kommentar”) om kart og risikovurdering er klar for gjennomlesing. IKKE sendt melding i steg 3 før du har fått tilbakemelding.
Er alt klart får dere ny beskjed, hvis ikke får dere en melding om hva som eventuelt må endres.Lilla status: Steg 3.
Kart og risikovurdering er gjennomlest og godkjent i CIM event. Du skal nå sende søknaden din videre til aktører/etater som er listet inne på søknaden din.
Gå inn på “vis detaljer” på de aktørene som viser “ikke behandlet”. Fyll så ut spørsmål knyttet til hva de ulike etater ønsker av ekstra informasjon. Alt du har lastet opp i steg 2 vil følge søknaden din til de ulike etater. Etter en stund vil du mottatt svar fra de ulike etater.Grønn status: Steg 4
Søknaden i søkeportalen er godkjent. Den blir nå videresendt til grunneier for kontrakt. Men selve arrangementet er ikke godkjent for du har mottatt kontrakt fra grunneier.