Søknad om utendørs arrangement

I Trondheim arrangeres festivaler, marked, konserter, markeringer etc hele året, det er da viktig at man har søkt og vet at grunnen man ønsker å leie er ledig før man begynner å markedsføre arrangementet. 

Alle som ønsker å arrangere i Trondheim må registrere arrangementet i søkeportalen CimEvent.  Er det første gang du søker om arrangement anbefaler vi at du leser steg for steg veileder litt lengre ned på siden.

Det er viktig at du følger statusoppdateringen. IKKE send til politiet eller andre etater før du vet om byrommet er ledig. Se veileder nedenfor hva de ulike stegene betyr.

Det skal være enkelt å være arrangør

  1. Oppretter bruker i Cim Event

  2. Opprett arrangementet på din side

  3. Vent til status er endret til reservert før du går videre. IKKE send melding til politet før du vet om det er ledig og at kart og risikovurdering er i henhold til retningslinjer.

  4. Er byrommet ledig, følg prosessen. Er byrommet opptatt hjelper vi deg å finne alternativ byrom eller dato.

Lykke til!

Du finner veileder lengre ned på siden.

Sjekklister og markedsføring

Her finner du to sjekklister det er smart å laste ned når du starter planlegging:

Markedsføring

TRD Events er Trondheims største arrangementskalender og gratis for både arrangører og publikum. Som arrangør registrerer du dine arrangementer selv, og har muligheten til å redigere eller oppdatere fortløpende. Link til trdevents.

Facebook Hva skjer i Trondheim - TRD Events har i overkant 34 000 følger. Her blir arrangement fra Trdevents delt på FB.

Nyhetsbrev TRD Events. Hver onsdag sendes det ut nyhetsbrev til cirka 15 000 mottaker. Du har mulighet for å kjøpe annonseplass å komme øverst i brevet. Link til søknad for nyhetsbrev.

Se her for flere tips for synlighet for ditt arrangement Arrangørkunnskap - markedsføring

Greit å vite:

  • Dere kan være flere i organisasjonen som er knyttet til samme søknad.  

  • Du kan bruke organisasjonsnummer eller personnummer når du oppretter deg som bruker.

  • Ikke bruk e-mailadresse som brukernavn eller passord, du kan da få problemer med å logge deg inn i søknaden senere.

  • Du kan bruke organisasjonsnummer eller personnummer når du oppretter deg som bruker.


    Kommunikasjon mellom arrangør og Trondheim Management:

  • Det er via CIM event du vil få svar og all kommunikasjon foregår. Du vil få e-post når din søknadstatus i CIM event oppdateres. 

  • Det er også en egen boks som heter Logg. Her sender du meldinger til TM og du mottar svar. Da har du full oversikt over samtalen vedrørende gjennomføringen. Også andre aktører i din organisasjon kan da se kommunikasjonen i stedet for at den er på mail i din mailboks. Du vil motta varsel via e-post hver gang det blir lagt inn noe i logg. 

  • Det er viktig at du følger med på oppdateringene for godkjenning/avslag/tilbakemelding.

  • Ønsker du å snakke med oss for veiledning så nøl ikke med å ringe eller send mail til Sissel, hun hjelper deg gjerne. Treffes på tlf: 988 59 928 eller mail sissel@midtbyen.no

Steg for steg veiledning:

Først må du registrere deg som arrangør. Du kan velge om du bruker organisasjonsnummer eller personnummer. Det finnes ulike type brukere. Arrangør -administrator kan se alle arrangement som er lagt inn i organisasjonen mens en bruker kan eksempelvis kun se sitt arrangement.

 
Bilde1.png
 
 

Nå har du kommet inn på din side. Velg - register nytt arrangement. Og du kommer inn på ny side hvor du kan starte med å registrere arrangementet.

Bilde2.jpg

Slik ser siden ut når du har logget deg inn.  Nå begynner du å registere søknaden.

  • Tittel på arrangement

  • Type arrangement

  • Ønsket arrangementsted. I 2021 er det gratis gategrunnsleie i Trondheim.

  • Tidspunkt ( utendørs arrangement må avsluttes kl 23.00, ref. politivedtekter)

  • Kort beskrivelse. Her er det viktig at du legger inn det som er relevant for etater/enheter.

Under finner du en forklaring på punkter som kan være litt vanskelig å forstå.

Bilde3.jpg
 

  • Publikumskapasitet: Her spør vi etter hvor mange du tror det er plass til på den arena. 

  • Forventet antall: Hvor mange tror du kommer?

  • Publikumsprofil: Er det et familearrangement, marked, festival etc.

  • Start - slutt: Tidspunktet for gjennomføring av selve arrangementet.

  • Opprigg/nedrigg: Når starter du med å gjøre klart og når er alt nedpakket.

  • Kort beskrivelse: Her er det viktig å få med kun den informasjonen som du tror de viktigste etater/enheter trenger. Hvilket årstall foreningen startet er ikke så viktig her, men hvem dere er. Type publikum, om det er salgsboder, hva ønsker dere å gjøre etc.

  • Andre behov: Når det gjelder alkohol, om du krysser av for ikke alkoholfritt, men at dere ikke skal ha salg av alkohol vil vi minne om at det ikke er lov å drikke på offentlig sted. Skal det være servering av mat er det viktig at du eller den du har leid inn har bevilling for det. Det gjelder ikke enkelt salg av vaffel og pølser til frivillige lag og organisasjoner. Inviterer du sponsorer som har synlig markedsføring, går arrangementet ditt under sponset arrangement og du må betale leie av grunn selv om det er et arrangment som er åpent  og gratis for alle.

  • Annet: Dersom arrangementet påvirker kjøremønster for kjørende, gående eller syklende må det sendes inn arbeidsvarslingsplan. For å utarbeide arbeidsvarslingsplan må kurs i arbeidsvarsling (kurs 2 for ansvarshavende) være gjennomført. Formålet med arbeidsvarslingsplan er å sikre arbeiderne og trafikanter gjennom å avvikle trafikken forbi arbeidsstedet med minst mulig forsinkelse og ulempe. Det skal gjennom arbeidsvarslingsplan sikres god og bekvem fremkommelighet for gående, syklende, barnevogner, rullestoler og andre i denne gruppen. Ta kontakt med Trondheim Bydrift for mer informasjon om arbeidsvarsling. Det er ikke behov for arbeidsvarsling på Torvet og noen av parkene. Ta kontakt om du er usikker om det er behov.

 

Statusforklaring i CIM-events

Når det det skjer endringer i statusen vil du motta varsel. Her er en oversikt over de ulike statuser du kan møte på under arbeidet med søknaden.  

  • Rød status:
    Din forespørsel er mottatt og du må vente på svar om byrommet er ledig. IKKE legg inn kart og send til politiet eller andre enheter. Det kan være at byrommet er opptatt og det blir da ekstra arbeid for de ulike etater når de mottar en søknad som er ufullstendig/ byrommet kan ikke benyttes.

  • Gul status: steg 2.
    Byrommet er ledig. Tegn arenakart og laste opp dette. Fyll så ut risikovurderingen (egen fane øverst på siden, ved siden av fanen for arrangementsstaus.) Last ned risikovurderingen du har fylt ut ned på egen PC/mac før du fortsetter.
    Når kart og risikovurdering er på plass og du har lastet ned en kopi av risikovurderingen sender du melding via søknaden ( i boksen “kommentar”) om kart og risikovurdering er klar for gjennomlesing. IKKE sendt melding i steg 3 før du har fått tilbakemelding.
    Er alt klart får dere ny beskjed, hvis ikke får dere en melding om hva som eventuelt må endres.

  • Lilla status: steg 3.
    Kart og risikovurdering er gjennomlest og godkjent i CIM event. Du skal nå sende søknaden din videre til aktører/etater som er listet inne på søknaden din.
    Gå inn på “vis detaljer” på de aktørene som viser “ikke behandlet”. Fyll så ut spørsmål knyttet til hva de ulike etater ønsker av ekstra informasjon. Alt du har lastet opp i steg 2 vil følge søknaden din til de ulike etater. Etter en stund vil du mottatt svar fra de ulike etater.

  • Grønn status:
    Søknaden i søkeportalen er godkjent. Den blir nå videresendt til grunneier for kontrakt. Men selve arrangementet er ikke godkjent for du har mottatt kontrakt fra grunneier.