Å produsere arrangement

Produksjonplanlegging er en spennende øvelse og kan være en svært morsom lek med detaljer, med de riktige verktøyene på plass. En grundig og god planlegging er viktig. Et godt planlagt arrangement betyr at summen av alle store hendelser og små detaljer spiller godt i lag. Under nevner vi de viktigste elementene i produksjonen av et arrangement på et overordnet nivå. **Nederst** har vi lagt ut diverse maler og eksempler samt lenker til mer inngående informasjon.

Produksjonsplanlegging

Tydelig organisering
Noe av det første man bør gjøre er å sette opp en tydelig organisasjonsstruktur der man bestemmer hvem som gjør hva, med tydelige ansvarsområder fra festivalsjef til riggeansvarlig.

Infrastruktur og arenakart
Når arena er bestemt må man ta en rekke valg. En god infrastruktur og et godt design for arrangementsområdet er viktig både for publikumsopplevelse, sikkerhet og produksjonslogistikken. Lag gode planer og kart for strøm, transport, inn- og utganger, med en kapasitetsberegning, nødutganger, scene(r), servering, innkjøring for brann, politi og ambulanse etc.

Det er viktig å lage et arenakart slik at Trøndelag Brann og Redningstjeneste skal kunne planlegge utrykning på grunnlag av kartet du sender med i søknaden om lån av utendørs byrom. Opplevelsen til publikum, universell utforming, næringslivet rundt arrangementet og besøkende til byen som ikke deltar på arrangementet er også gode grunner til å lage et godt arenakart.
Les mer om hvordan du lager et godt arenakart

Økonomi og logistikk
En god produksjon har også god kontroll over økonomien. Et godt budsjett krever at man skaffer seg innsikt og forståelse for alle deler av produksjonen og ser viktigheten av at alt spiller i lag.

Teknisk planlegging
I produksjonen av et arrangement er det en hel rekke teknisk utstyr som må på plass, det skal bygges midlertidige konstruksjoner, og alt må oppbevares og transporteres. En teknisk plan er nødvendig, og er et godt koordinerende verktøy for alle involverte.

Kjøreplaner
Lag gode planer som klart og tydelig viser når og hvordan alt skal skje. Den skal vise når det er opprigg, når det er lydprøver, når det er sceneskift (CO: Changeover), når det er pauser, og når det er fremføring på scenen. Visuelle planer i form av et såkalt stageplot er viktig i større produksjoner.

Artisthåndtering
I forkant av et arrangement er det mye som skal planlegges og koordineres frem til det kunstneriske innholdet når frem til scenen. Avklaring og koordinering av artister, også kalt "Artist-advance" er en viktig og spennende prosess arrangementsplanleggingen. Les mer om Artisthåndtering

Sikkerhet og beredskap
Et godt arrangement er et trygt arrangement. Les mer om Sikkerhet og beredskap